Como um projeto de sistema começa
O levantamento de requisitos transforma a rotina da empresa em uma lista clara do que o software precisa fazer e de como ele deve se comportar.
Max Certificado Digital
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A Max Certificado Digital organiza, a partir de Caraguatatuba, o que acontece entre a primeira conversa e a manutenção de um sistema sob medida: requisitos, escopo, prazos, integração, dados e propriedade do código.
O levantamento de requisitos transforma a rotina da empresa em uma lista clara do que o software precisa fazer e de como ele deve se comportar.
Veja por que as estimativas vêm em faixas, o que muda entre preço fechado e contratação por horas e como o escopo influencia o resultado.
Conheça critérios para avaliar quando uma assinatura de mercado resolve e quando a rotina do negócio pede algo construído sob medida.
Entenda os tipos de manutenção, a documentação que deve acompanhar o sistema e por que a propriedade do código precisa estar no contrato.
Este passo a passo descreve, em linguagem direta, o que acontece em cada fase de um projeto de software sob encomenda para pequenas e médias empresas. Os exemplos vêm de negócios de Caraguatatuba e do Litoral Norte paulista.
Todo sistema sob encomenda começa por uma pergunta simples: que problema a empresa quer resolver? O levantamento de requisitos é a fase em que essa resposta vira lista. Quem desenvolve conversa com donos, gerentes e com quem executa a tarefa no dia a dia. Também observa planilhas, cadernos e mensagens trocadas e anota o que precisa acontecer, em que ordem e com quais exceções.
Os requisitos costumam ser divididos em dois grupos. Os funcionais descrevem o que o sistema faz: cadastrar um pedido, gerar um relatório de vendas por vendedor, avisar quando o estoque de um item chega ao mínimo. Os não funcionais tratam de como ele deve se comportar: quantas pessoas usam ao mesmo tempo, se precisa funcionar no celular e por quanto tempo os dados ficam guardados.
Um erro frequente em pequenas empresas é descrever a solução em vez do problema, pedindo, por exemplo, “um aplicativo igual ao do concorrente”. Funciona mais explicar a rotina atual e onde ela trava. Numa pousada de Ubatuba, o requisito real pode não ser um aplicativo de reservas, e sim evitar que dois atendentes confirmem o mesmo quarto para a mesma data. Requisitos bem escritos também servem de base para comparar, de forma justa, propostas de fornecedores diferentes.
Com os requisitos em mãos, define-se o escopo: o que entra na primeira versão e o que fica para depois. Essa separação protege prazo e custo. Uma prática comum é classificar cada funcionalidade como essencial, importante ou desejável e começar só pelas essenciais. O que fica de fora não é descartado; vai para uma lista de próximas etapas. Escopo aberto demais é uma das causas mais comuns de projetos que se arrastam.
A estimativa de prazo e custo parte do escopo. Em geral, quem desenvolve quebra o trabalho em tarefas menores, estima horas para cada uma e soma uma margem para imprevistos, como dados antigos desorganizados ou integrações mal documentadas. Por isso as estimativas vêm em faixas, e não em números exatos. A incerteza é maior no início e diminui conforme o projeto avança.
Há dois modelos de contratação comuns no mercado. No preço fechado, valor e prazo são definidos com base num escopo detalhado, e mudanças viram aditivos. No modelo por horas ou por ciclos, paga-se pelo tempo efetivamente trabalhado, o que dá flexibilidade para ajustar prioridades. Nenhum dos dois serve para todos os casos: a escolha depende de quanto o escopo está claro. Vale ler com atenção o que está e o que não está incluído em cada modelo.
Projetos sob medida raramente são entregues de uma só vez. O mais comum é dividir o trabalho em ciclos de duas a quatro semanas, cada um terminando com uma parte utilizável do sistema. Assim a empresa vê o resultado cedo e aponta o que não corresponde à rotina. Isso evita descobrir um desencontro só no fim, quando corrigir custa mais. Ciclos curtos também permitem trocar prioridades no meio do caminho.
Cada entrega deveria passar por uma validação feita por quem vai usar a ferramenta. Não basta o gestor aprovar telas. É o funcionário do caixa ou do estoque quem percebe que um campo obrigatório atrasa o atendimento ou que falta um filtro por data. Registrar essas observações por escrito ajuda a separar ajustes do escopo combinado de pedidos novos.
A implantação também é uma etapa, e não um detalhe. Ela envolve migrar dados das planilhas ou do sistema anterior, treinar a equipe e, muitas vezes, rodar o processo antigo e o novo em paralelo por alguns dias. Em negócios sazonais do Litoral Norte, vale evitar colocar um sistema novo em uso justamente na alta temporada. Ter um plano de volta ao método anterior, caso algo dê errado, reduz o risco.
Poucas empresas começam do zero. Em geral já existe um programa de notas fiscais, uma loja virtual, um aplicativo de mensagens ou uma planilha de contas a pagar. Integrar significa fazer o novo sistema conversar com esses programas, trocando dados sem que alguém precise digitar tudo de novo. A integração costuma ser um dos itens que mais pesam na estimativa, porque depende de terceiros.
A forma mais organizada de integração é por API, uma interface que o fornecedor do outro programa disponibiliza para troca de dados. Quando não há API, recorre-se a arquivos exportados e importados em horários definidos, ou a soluções mais frágeis, que quebram quando o outro sistema muda. Saber de antemão quais programas têm API ajuda muito na estimativa.
Cada integração adiciona um ponto que pode falhar e que precisa de acompanhamento. Por isso convém listar apenas as integrações que eliminam retrabalho real. Numa loja de materiais em São Sebastião, ligar o sistema de pedidos ao estoque pode economizar horas por semana. Já integrar uma ferramenta usada uma vez por mês talvez não compense o esforço.
Qualquer sistema que guarde nome, telefone, CPF ou endereço de clientes está sujeito à Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018. Isso vale para uma clínica pequena tanto quanto para uma rede de lojas. Na prática, a lei pede que a empresa saiba quais dados coleta, com que finalidade, quem tem acesso a eles e por quanto tempo os mantém. Em caso de vazamento, existe a obrigação de comunicar os titulares afetados.
No desenvolvimento, isso se traduz em escolhas concretas: senhas guardadas de forma criptografada, perfis de acesso diferentes para cada função, registro de quem alterou o quê, conexão protegida por HTTPS e cópias de segurança frequentes e testadas. Um backup que nunca foi restaurado em teste é só uma suposição de que os dados estão salvos.
Vale perguntar também onde o sistema ficará hospedado e quem responde pela infraestrutura. Servidores em nuvem simplificam atualizações e cópias, mas exigem atenção aos custos mensais e à configuração. Um servidor dentro da empresa dá controle físico, porém depende de energia estável, internet de qualidade e de alguém para cuidar das atualizações de segurança.
Nem toda necessidade pede software sob encomenda. Para rotinas padronizadas, como contabilidade, folha, ponto eletrônico ou uma loja virtual simples, existem programas prontos vendidos por assinatura, com custo inicial baixo e atualizações incluídas. Se a empresa consegue trabalhar do jeito que o programa foi pensado, adaptar o processo costuma sair mais em conta do que construir algo novo.
O sistema próprio faz mais sentido em três situações: quando a rotina é o diferencial do negócio, quando a empresa já testou soluções prontas e todas exigiam contornos, ou quando a soma das assinaturas de várias ferramentas desconectadas passa a pesar. Uma operadora de passeios náuticos em Ilhabela, com regras próprias de lotação, maré e embarque, tende a esbarrar nos limites de programas genéricos.
Uma alternativa intermediária é partir de uma plataforma pronta e desenvolver apenas módulos complementares ou automações que liguem as ferramentas existentes. Automatizar o envio de lembretes, a consolidação de relatórios ou a conferência de pedidos repetitivos muitas vezes resolve boa parte do problema, com investimento menor que o de um sistema completo. Antes de decidir, ajuda testar por algumas semanas a versão de avaliação de dois ou três programas prontos.
Depois da entrega, o sistema continua precisando de cuidado. Há três tipos de manutenção: a corretiva, para falhas que aparecem com o uso; a adaptativa, para quando navegadores, celulares ou leis mudam; e a evolutiva, para novas funções. Uma referência citada com frequência no setor é reservar por ano algo entre 15% e 20% do valor investido no desenvolvimento.
A documentação é o que permite que outra pessoa entenda o sistema no futuro. Ela inclui a descrição da estrutura do banco de dados, instruções de instalação, a lista de integrações e um manual básico de uso. Sem ela, a empresa fica dependente de quem escreveu o código, e qualquer troca de fornecedor se torna lenta e cara. Pedir a documentação junto com cada entrega, e não só no final, evita que ela fique incompleta.
Por fim, a propriedade do código deve estar escrita em contrato. Pela Lei 9.609/1998, o programa de computador é protegido por direito autoral, e a titularidade depende do que as partes combinaram. É comum o contrato prever a cessão dos direitos patrimoniais à empresa contratante e a entrega do código-fonte. Há, porém, modelos em que apenas o direito de uso é concedido.
Marque os itens que você já tem claros. Quanto mais itens marcados, mais objetiva tende a ser a conversa sobre escopo e estimativa.
Marcados: de 8
Itens sem resposta não impedem o projeto. Eles apenas indicam o que precisa ser discutido no levantamento.
A Max Certificado Digital é uma empresa de Caraguatatuba, com sede na Avenida Frei Pacífico Wagner, no Centro, registrada sob a atividade de desenvolvimento de programas de computador sob encomenda (CNAE 6201-5/01). Este portal é o seu espaço editorial. Aqui publicamos explicações sobre como funciona, na prática, um projeto de sistema feito sob medida para pequenas e médias empresas.
A ideia surgiu de uma observação repetida no Litoral Norte. Donos de pousadas, lojas, clínicas e prestadores de serviço de Caraguatatuba, Ubatuba, São Sebastião e Ilhabela costumam chegar à conversa sobre software sem saber o que perguntar, que prazo é razoável esperar ou o que deveria constar num contrato. Muitas vezes o problema nem pede um sistema novo. Ter a informação organizada antes dessa conversa evita frustração dos dois lados.
Os textos são escritos pela equipe editorial e revisados por profissionais com experiência em desenvolvimento. Eles se baseiam em práticas conhecidas do setor e na legislação vigente, como a Lei Geral de Proteção de Dados e a Lei do Software. Quando citamos números, como faixas de prazo ou de custo de manutenção, indicamos que são referências de mercado, não regras. Cada artigo traz a data de publicação e a da última revisão.
O portal é custeado integralmente pela Max Certificado Digital LTDA, com recursos da sua atividade comercial principal, sem cobrança de nenhum tipo ao leitor. Por escolha editorial, este site não vende sistemas, não elabora propostas, não presta desenvolvimento nem suporte técnico e não indica fornecedores. O objetivo é que cada leitor chegue mais preparado a qualquer conversa com quem desenvolve software.
Correções, dúvidas sobre os temas tratados e sugestões de assuntos podem ser enviadas pelo formulário de contato ou pelo e-mail [email protected]. Lemos todas as mensagens e usamos as perguntas recorrentes para pautar novos artigos e atualizar os que já foram publicados.
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Renata Albuquerque Prado
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Beatriz Nogueira SaldanhaDepende do escopo. Uma primeira versão com as funções essenciais costuma levar de dois a seis meses, entregue em ciclos de duas a quatro semanas. Integrações com outros programas e a migração de dados antigos são os itens que mais alongam esse prazo.
Depende do contrato. A Lei 9.609/1998 protege o software por direito autoral, e as partes definem se haverá cessão dos direitos à empresa contratante, com entrega do código-fonte, ou apenas a concessão de uso. Vale deixar isso por escrito antes de o desenvolvimento começar.
Não. O que importa é conhecer bem a rotina: quem faz cada tarefa, em que ordem, onde surgem erros e quais exceções aparecem. Traduzir isso em termos técnicos é trabalho de quem desenvolve. Levar exemplos reais de planilhas e relatórios ajuda bastante.
Mudanças são normais. O ideal é registrá-las e avaliar o impacto em prazo e custo antes de aprová-las. No preço fechado, elas costumam virar aditivos. No modelo por horas ou ciclos, entram na fila de prioridades dos próximos ciclos.
Não exatamente. O sistema web roda no navegador e funciona em computador e celular sem instalação. O aplicativo nativo é instalado pela loja do aparelho e acessa recursos como câmera e notificações com mais facilidade. Para muitas rotinas internas, um sistema web responsivo já atende.
Alguns sinais comuns são várias pessoas editando versões diferentes do mesmo arquivo, dados digitados mais de uma vez, horas gastas montando relatórios e erros que só aparecem no fim do mês. Mesmo assim, às vezes uma automação pontual resolve antes de um sistema completo.
Sim. A Lei 13.709/2018 vale para qualquer empresa que trate dados pessoais de clientes ou funcionários. No sistema, isso significa controle de acesso por função, senhas criptografadas, registro de alterações, cópias de segurança testadas e regras claras de quanto tempo cada dado fica guardado.
Não. O portal é exclusivamente editorial: não desenvolve sistemas, não elabora propostas, não presta suporte técnico e não indica fornecedores. O conteúdo existe para ajudar o leitor a entender as etapas de um projeto antes de conversar com quem ele escolher.
Conversas com quem vive a rotina e análise de planilhas e mensagens. O resultado é uma lista do que o sistema precisa fazer.
Nesta fase se separa o essencial do desejável. Prazo e custo são calculados em faixas, a partir de tarefas menores.
Partes utilizáveis do sistema chegam a cada duas a quatro semanas. Quem vai usar a ferramenta valida cada parte.
Inclui a migração de dados, o treinamento da equipe e um período em paralelo com o processo antigo. Depois disso, o sistema recebe cuidados contínuos.
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